2~3주 걸리던 자산 실사를 5분으로 바꿨다면 믿으시겠나요?
여기저기 흩어지던 요청을 하나의 창구로, 경영관리본부 GA팀이 조직의 불편을 어떻게 없애왔는지 담았어요.
작년 5월, 팀스파르타에 합류하면서 스스로 세운 다짐이 하나 있었어요.
"구성원과 조직에 효율적인 경험을 주자."
막연하게 들릴 수도 있는데, 막상 주변을 둘러보니 고쳐야 할 것들이 꽤 눈에 들어왔어요. 그중 가장 먼저 손댄 건 자산 관리였어요.
첫 번째 미션 — 자산 실사
자산 실사가 뭔지 모르시는 분들을 위해 간단히 설명드리면, "우리 노트북들 잘 있나?" 를 연 1회 확인하는 큰 행사예요. 더 정확히는 유형자산 명세서와 실물을 맞춰보고, 누가 뭘 쓰고 있는지, 교체 시기는 언제인지를 파악하는 과정이에요.
문제는 이 과정이 너무 비효율적이었다는 거예요.
- 팀별로 1시간 이상 협조를 구해야 했고, 라벨지를 하나하나 눈으로 대조하면서 스프레드시트에 수기로 업데이트해야 했어요.
- 구성원이 200명이 넘으니 전체 실사에 2~3주가 소요됐고, 사람이 직접 하다 보니 휴먼 에러도 많았어요. 시간도 오래 걸리는데 정확하지도 않은 구조였죠.
그래서 QR 시스템을 직접 만들었어요.
각 자산에 QR 코드를 붙여두고, 찍는 순간 장부가 자동으로 업데이트되는 방식이에요. 언제 업데이트됐는지도 자동으로 기록되고요. 이론상 QR만 찍으면 5초 안에 자산 실사가 끝나요. 실제로도 이번 자산 실사를 2~3일 안에 마무리했어요.
비슷한 기능을 제공하는 SaaS가 시중에 있는데, 연간 500~600만 원 수준이에요. 저희는 비용 0원으로 동급의 시스템을 직접 만들었어요.
한 줄 요약하면 이래요. 2~3주 걸리던 걸 5분으로, 비용은 0원으로.
두 번째 미션 — 헬프 데스크
“0.9일”
이게 무슨 숫자냐면, 구성원 요청이 접수된 후 처리 완료까지 걸린 평균 시간이에요.
꽤 빠른 것 같죠? 근데 이 숫자가 나오기까지 과정이 쉽지 않았어요.
처음엔 요청이 채팅 스레드 여기저기로 흩어져 있었어요. 메시지가 휘발되니 이력 관리가 안 됐고, 요청을 놓치는 경우도 생겼어요. 스스로도 컨트롤이 안 된다는 느낌이 들었어요.
그래서 만든 게 헬프 데스크예요. 모든 요청이 한 창구로 들어오고, 기록되고, 추적되는 구조예요.
요청이 기록되니 놓치는 게 없어졌고, 데이터가 쌓이니 패턴도 보이기 시작했어요. 어떤 요청이 많은지, 어느 시간대에 몰리는지, 처리가 오래 걸린 건 뭔지를 실시간으로 확인할 수 있어요.
오피스 이슈도 같은 방식으로 관리할 수 있고. 공간별 문제를 목록화하고, 담당자와 처리 현황을 트래킹할 수 있어 일처리가 아주 수월해졌죠.
넥스트 미션 — SaaS 비용 리스크 박멸
다음으로 손댈 건 SaaS 구독 관리예요.
지금은 각자 필요한 툴을 개별로 구매하는 경우가 많아요. 중복 구매가 생겨도 파악이 안 되고, 개별 구매라 단가 협상도 어려워요. ChatGPT만 봐도, 공식 배포 외에 개인이 따로 구독하는 케이스가 꽤 있거든요.
이걸 GA에서 중앙으로 관리하는 구조로 바꾸려고 했어요. 승인번호 체계를 도입해서, 툴 구독 요청이 들어오면 자동으로 번호가 발급되고 DB에 기록되는 방식을 잡았거든요. 묶음 단위로 협상하면 비용을 10% 이상 절감할 수 있고, 퇴사자 계정 자동 차단 같은 보안 이슈도 함께 해결할 수 있어요.
새로운 정책이 생기면 처음엔 불편하게 느껴질 수 있다는 걸 알아요. 그래도 한 가지는 확실하게 약속드릴게요.
“GA는 조직의 효율과 안전을 지키면서, 구성원의 불편을 없애기 위해 계속 고민하겠습니다.”
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